Selon plusieurs études récentes, les principaux enjeux des équipes RH concernent l’automatisation des processus, la réduction des coûts, le partage d’informations (plus d’informations, plus vite…). Dans un cadre d’inflation des règlementations sociales, comment répondre simplement à des problématiques toujours plus complexes ? Comment par exemple automatiser un processus de suivi des temps avec des règles d’écrêtage des heures supplémentaires un peu alambiquées? Autrement dit, quelles solutions simples permettent de rendre les équipes plus efficaces et les collaborateurs plus motivés dans un environnement toujours plus complexe?

A problème complexe, réponse simple : le portail SIRH !

Portail de communication et de pilotage associé au système de paie de l’entreprise, un SIRH couvre généralement les principales fonctions suivantes : gestion automatisée des processus RH sur la base de workflows (demandes de congés, formation, recrutement… en quelques clics..), gestion des talents (grilles de compétences, carrières, gestion des entretiens d’évaluations…), gestion des informations RH (espace documentaire, self service RH, dématérialisation des contrats ou des bulletins de paie…), gestion des plannings, absences et des temps…

De nombreuses fonctions et services sont ainsi à disposition des équipes RH, des managers et collaborateurs. Mais en quoi un portail SIRH répond-il aux enjeux des directions RH d’automatiser leurs processus et de mobiliser leurs collaborateurs ? Si la réponse varie en fonction de l’éditeur de chaque solution et de la couverture fonctionnelle de son logiciel, quelques critères généraux se dégagent néanmoins :

Avec le développement exponentiel des usages et applications internet, nos collaborateurs ont pris l’habitude de surfer, se renseigner et acheter en quelques clics. Ils attendent donc de leurs outils professionnels la même simplicité d’utilisation, comme par exemple de consulter son solde de congés payés en moins de 3 clics, de vérifier le planning de l’équipe ou poser une demande de congés en 20 secondes…

Avec une prise en main intuitive, une mise en plage fluide et un graphisme moderne, un portail SIRH performant se distingue par une très forte capacité de personnalisation : ils permettent ainsi d’adopter facilement la charte graphique de l’entreprise, de personnaliser les menus ou fonctions par chaque utilisateur, d’adapter instantanément les processus (pouvoir en quelques clics remplacer une validation devenue inutile par une simple information par email…). Le portail facilite un agencement modulaire et une mise en œuvre « à la carte »… Plus que des gadgets graphiques, ce sont des éléments majeurs de la mobilisation des utilisateurs et leur bonne utilisation de l’outil !

La facilité d’accès aux informations RH :

Comme votre enfant consulte la page Facebook de ses amis (trop régulièrement et tardivement à votre goût…), vos collaborateurs veulent accéder instantanément à des informations RH complètes, mises à jour en temps réel, et facilement accessibles : organigramme par service, département ou population, avec photo éventuellement, lien avec l’annuaire d’entreprise, espace documentaire structuré par domaine (procédures internes, règlement intérieur…)…

La publication automatisée de « News » internes, avec processus de validation par le manager RH ou le service communication, est tout à la fois une fonction simple et un outil de motivation puissant : cette fonction permet de communiquer simplement, rapidement, « top down » et « bottom up » sur les arrivées de personnel, l’avancement d’un projet phare… bref, la vie de l’équipe !

Enfin, tout bon portail SIRH comporte des fonctions de recherche, simple ou avancée, permettant de retrouver rapidement un document, contrat de travail ou procédure interne, rechercher un collaborateur avec telle compétence et quelques critères contextuels…

L’automatisation, l’accélération et la fluidité des processus RH :

Véritable raison d’être du portail RH, la gestion automatisée des processus s’appuie sur une colonne vertébrale technologique qui fait toute la différence, les workflows (excusez ce petit anglicisme, qui désigne un processus de travail qui s’appuie sur des étapes d’information, validation, notification…). C’est le moteur de ces applications, qui sera d’autant plus simple d’utilisation et d’évolution, modulaire et facilement paramétrable, que le générateur de workflows sera bien pensé et puissant, alimentant et contrôlant ensuite chaque processus RH (demandes de congés, de formations…).

Ainsi, oubliez les processus annuels d’évaluation qui s’éternisent, avec un responsable RH qui s’échine à relancer des managers débordés, à rechercher des fiches d’évaluations non signées, à re-saisir des informations : le processus d’entretiens est tracé et visible par les personnes habilités, les évaluations et commentaires saisis pendant l’entretien sont historisés et réutilisables, une vision graphique permet de positionner un collaborateur par rapport à son équipe, une moyenne ou une population donnée…

Chaque DRH a sa propre vision sur l’intérêt de restreindre l’accès aux informations RH aux seuls services du personnel et directions, ou au contraire décloisonner et ouvrir, en les sécurisant, l’accès à ces informations. Aussi, l’éventail des possibilités d’utilisation du portail SIRH est large, mais très sécurisé : accès aux historiques de carrière, de formation…, grilles de compétences, métiers et postes, accès en temps réel aux différents compteurs de congés, CET…, graphes d’évolutions de rémunération d’un salarié ou un service, capacité de rechercher des informations par population….

Corollaire d’une diffusion plus large des informations RH, la sécurité de ces données doit être totalement garantie : authentification par mot de passe, gestion des profils, bases hébergées, données ou bulletins de paie cryptés.., les protections ne manquent pas.

Les bénéfices d’un portail RH performant sont multiples, plus d’informations, plus vite, plus de capacité de décision donnée aux managers, des processus RH fluides et fiables… Ces solutions sont de plus faciles à mettre en œuvre en mode licence, sur l’environnement informatique du client, ou en « Software as a Service », avec paiement à l’usage en mode hébergé. Nous n’expliquerons pas ici comment l’éditeur réussit à combiner complexité de la matière RH et simplicité d’usage du portail (au fond, son vrai savoir-faire…), mais pour garantir le succès de votre projet de SIRH, quelques recettes ont fait leurs preuves :

-         Mobilisation des utilisateurs (réunion d’information, questionnaire en ligne, petits déjeuners de présentation ou lancement…) ;

-         Choix d’une solution simple d’utilisation et adaptée à la taille du client, lors d’une démonstration chaque fonction doit s’exécuter en 2 ou 3 clics ;

-        Réalisation d’une maquette ou mise en place d’une équipe pilote pour valider les processus en cas de changement important par rapport au système existant ;

-         Et si nécessaire, constitution d’une équipe projet impliquant collaborateurs, managers et responsable projet des services informatique, RH et métiers pour bien cadrer le projet…